当员工离职时,无论是主动辞职还是被调动,企业都必须严格管理其 Google Workspace 账户。如果处理不当,可能导致 数据泄露、权限滥用、业务中断甚至法律风险。 作为专业的 Google 合作伙伴,DEMETER ICT 为企业建立安全、高效、可自动化的离职流程,确保数据不丢失、业务不中断、系统更安全。 1)立即保护账户安全 ✔ 暂停帐号(Suspend) 这是最安全的第一步,因为: 离职员工无法再登录 邮件与 Drive 文件仍完整保留 不会影响正常业务运行 (不建议立即删除帐号) ✔ 清除所有登录与设备连接 强制 Sign out 撤销 OAuth Token 清除 BYOD 设备上的企业数据 DEMETER ICT 可为客户配置自动化规则,实现一键停用流程。 2)保护与转移 Google Drive 数据 ✔ 转移文件所有权 转给主管、团队负责人或 Shared Drive ✔ 管理 Shared Drive 权限 确保团队仍可访问重要文件 ✔ 合规归档(根据行业法规) 利用 Google Vault 设置保留规则与法律保留(Legal Hold) DEMETER ICT 提供专业合规配置服务 3)妥善处理企业邮箱 ✔ 设置邮件转发 确保客户或合作伙伴的邮件不会遗漏 ✔ 设置自动回复 告知该账户已停用并提供新的联系方式 ✔ 邮箱代理访问(Delegate) 方便主管处理未完成事项 DEMETER ICT 协助企业遵守隐私规范,避免不当访问 4)检查所有第三方系统与集成 包括: CRM 销售系统 HR 系统 Marketplace Apps 内部业务软件 必须逐一取消连接,消除潜在风险 DEMETER ICT 提供系统化的 Integration Audit 流程,确保“不漏一项” 5)保留组织知识与信息 ✔ 转移日历与会议事件 避免重要会议资料遗失 ✔ 备份邮件与文件 DEMETER ICT 推荐专业备份方案,例如 Afi.ai、Backupify ✔...
Continue reading为什么 Google Workspace 的 OU(组织单位)结构是企业安全与治理的根基
对许多企业来说,Google Workspace 是沟通、协作与数据访问的核心系统。 但绝大多数企业不知道的是: Google Workspace 的安全性、合规性、权限控制与数据治理 都取决于—您的 OU 架构是否设计得专业与合理。 然而在 DEMETER ICT 的审计经验中,超过 80% 的企业 OU 被发现: 混乱、无逻辑 多年未调整,沿用旧结构 不符合 HR 与业务需求 不适合企业当下规模 无法体现安全等级与数据敏感度 这些问题会形成“隐形风险”,直到发生重大事故后才被发现。 探索 Google Workspace 一个优秀的 OU 结构影响多深? OU 不是“分部门”这么简单。它决定着全局性的 Workspace 行为: ✔ 安全策略 谁能在哪些设备、哪些地区、哪些条件下登录。 ✔ 应用与数据访问控制 谁能看、谁不能看—都由 OU 决定。 ✔ 邮件治理与合规 不同部门的风险等级不同,需要不同 retention 或审计策略。 ✔ 人员生命周期管理 从入职到离职的流程是否顺畅无误。 ✔ 授权与成本优化 避免为不需要的员工购买高规格授权。 ✔ 数据防泄漏(DLP) 若 OU 混乱,DLP 基本无法精准执行。 ✔ 管理权限分级 给予正确的管理员权限,而不是“过度开放”。 这些都是真实发生的问题,而不是理论。 OU 配置错误的隐性成本会不断扩大 没有清晰策略的 OU 会导致: 安全性逐渐下降 Workspace 授权浪费 权限结构越来越乱 IT 团队负担越来越重 合规风险不断累积 企业扩大后,系统难以支撑 最可怕的是:这些风险在企业毫无察觉的情况下持续放大。 OU 设计必须量身定制,而非套用模板 专业的 OU 架构需要考虑: 企业规模 组织架构与 HR 流程 数据敏感等级 各部门业务模式 安全成熟度 行业法规要求 权限和设备策略 企业未来 2–5 年计划 因此,越来越多企业选择 DEMETER ICT...
Continue reading中小企業(用戶少於 100 人)使用 Google Workspace 的資訊安全設置指南
打造安全、穩定又經濟的雲端辦公環境 許多中小企業每天都依賴 Google Workspace 來處理郵件、雲端文件與團隊協作。然而,當企業規模擴大時,資料外洩、釣魚郵件與錯誤分享的風險也會上升。 即使只有 100 人以下,也能透過正確的設定與管理方式,建立「企業級」的資訊安全防護。 1.強化帳號與存取控管 啟用 雙重驗證 (2-Step Verification) 關閉 “低安全性應用程式存取” 僅給予管理員必要的 Admin 權限 員工離職後立即停用帳號 💡 使用 Admin Console 的安全報表監控登入異常 2. 保護設備與端點 透過 Device Management 統一管理設備 強制開啟螢幕鎖與資料加密 啟用自動系統更新與遠端抹除 3. 安全地分享與儲存資料 預設文件分享為「僅限公司內部」 啟用 DLP(資料外洩防護) 功能 使用 Google Vault 做資料備份與稽核 定期檢查外部共享的文件連結 4. 強化郵件與通訊安全 開啟 Gmail 進階防釣魚與惡意程式 防護 正確設定 SPF、DKIM、DMARC 禁止自動轉寄至外部郵箱 定期進行員工防釣魚訓練 5. 資料備份與災難復原 遵守 3-2-1 備份原則 每月測試資料還原流程 使用第三方備份工具(如 SpinBackup、Acronis) 6. 建立安全文化 為所有員工提供基本資安培訓 定期分享資安提示與防護案例 鼓勵員工主動回報異常事件 探索 Google Workspace 重點摘要 防護項目 建議措施 登入管理 啟用 MFA 與角色控管 設備 Device Management 資料 DLP + 限制外部分享 郵件 SPF/DKIM/DMARC + 防釣魚 備份 3-2-1 原則 + Vault 培訓 定期教育與明確政策 即使是小型團隊,也能擁有大型企業的安全防護力。重點不在複雜,而在於持續落實。 DEMETER ICT — 您的...
Continue readingGoogle Gemini vs. Microsoft Copilot:未来的工作,不止是“辅助”,而是“智能协作”
AI 驱动的生产力革命正在加速。两大科技巨头—Google Gemini 与 Microsoft Copilot——正在引领这场变革。 二者都承诺让人类工作更高效,但真正为 云端协作和智能未来 而生的,是 Google Gemini。 本文将深入分析两者的差异,并揭示为什么越来越多的企业选择 Google Gemini 作为下一代 AI 工作伙伴。 一、理解上下文,而不仅仅是执行命令 Microsoft Copilot 的设计初衷是让 Office 办公软件更智能。它能根据你的指令,在 Word、Excel、PowerPoint 等应用中自动生成内容或分析数据。 但 Google Gemini 更进一步。它不仅能“听懂”命令,还能“理解”你的意图。Gemini 会从你的 Gmail、Docs、Sheets、Meet、Drive 等工作环境中学习上下文,主动预判你的需求。 这意味着,你与 Gemini 的关系,不再是“命令与执行”,而是思维上的协作。 Copilot 是助理;Gemini 是伙伴。 二、为云而生:Gemini 在现代工作方式中游刃有余 Microsoft Copilot 虽然功能强大,但它依托的仍是传统桌面办公系统。而 Google Workspace + Gemini 则完全基于云端架构——轻量、协作、实时。 这让 Gemini 能自然地贯穿整个工作流: 自动草拟、润色邮件(Gmail) 将原始数据转化为可视化洞察(Sheets) 会议记录与摘要自动生成(Meet) 智能协作文档(Docs & Slides) 它不仅在你的工具中工作,而是连接了所有工具之间的智能。 三、搜索智能 + 推理能力:Gemini 的独特优势 Google 的搜索技术积累,是 Gemini 无可比拟的底层优势。Gemini 不仅会生成答案,更会理解语义、推理关联、判断上下文。 它依托 Google 知识图谱(Knowledge Graph)与搜索算法,在回答问题或生成摘要时,能基于真实语义关系进行思考。 因此,Gemini 的输出更精准、可信、具备逻辑深度。对企业而言,这代表着更可靠的 AI 决策基础。 四、多模态能力:从文字到图像、代码与音频 Copilot 在文本和表格任务中表现优异,而 Gemini 天生支持多模态(Multimodal)。 它可以在一次任务中同时理解和生成 文字、图像、代码、音频甚至视频。 无论是: 分析会议录音、提炼要点 生成数据图表或设计草图 理解并解释代码 Gemini 都能在 Google 的安全云环境中 完成。 这使得创意、技术和沟通真正融为一体。 五、开放集成:为开发者打造的灵活生态 对于开发者和 IT 团队而言,开放性与集成度是关键。Microsoft Copilot 主要绑定在 Microsoft...
Continue reading谷歌的诞生(The Birth of Google)
1. 塞尔盖·布林 (Sergrey Brin) 与拉里·佩奇 (Larry Page) 这件事的起点在斯坦福大学(Stanford University)——又一所顶尖的IT学府(其实Stanford在很多其他学科里也都是世界顶尖)。这所大学不仅孕育了两个世界级的在线创意——Yahoo!和Google,而且还是我们现在所用计算机的起源地之一。这里是**约翰·冯·诺依曼(John von Neumann)**提出并实现与我们今天所用架构相同的计算机体系结构的地方(虽然那并不是世界上第一台计算机——听起来有点绕——世界上第一台计算机叫ENIAC,是一台极其复杂的机器。后来冯·诺依曼——他也参与了ENIAC的研制——提出应把计算机分为处理单元、存储单元、输入/输出单元,这与第一台计算机的架构不同,却成为一直沿用至今的体系结构。于是许多机构把冯·诺依曼尊为“计算机之父”)。哎呀!关于斯坦福说得太长了,先按下不表,改天找个正在那边读书的人来继续夸一夸Stanford。现在还是进入Google的正题吧,免得纸张不够用了。 斯坦福大学(Stanford University) 塞尔盖·布林(Sergey Brin) 故事始于1995年暑假,就在这所大学。那时,谷歌两位创始人之一的Sergey Brin只是个普通的计算机科学系博士生,正要升二年级,他自愿当起开放日(Open House)的学生志工。 塞尔盖·布林(Sergey Brin) 拉里·佩奇(Larry Page) 按惯例,每年开学前,各大学都会举行对外开放日(在泰国也已经有不少学校这么做)。想报读哪所大学、哪个学院的人都会去该校的Open House,届时有人带着参观,介绍校园、学院、实验室与老师们。这一年与往常一样,但我们的第二位主角**Larry Page(拉里·佩奇)也来参加了这次Open House,他刚从密歇根大学(Michigan University)**拿到工程学学士学位,正准备入读斯坦福。 拉里·佩奇(Larry Page) 两人相遇,是因为Larry Page正好被分到由Sergey Brin带队的参观小组。看样子这并不是“一见钟情”的戏码,因为一路参观校园和旧金山(San Francisco)时,两人一路争论个不停,尤其是关于旧金山城市规划的问题(??!!??)。 Page回忆说,他记得Sergey Brin是个想法很执拗的人,不太好相处;一旦自认正确,就会据理力争。而他自己(Page)也正是这种人。Sergey也说,其实Larry也挺古怪的,争起来也是不让步。(彼此互怼,难怪能吵一整天。)就这样,两人整天都在争论,虽然并不投缘,但分手时却彼此印象深刻。(这情节简直跟泰国电影一样:男女主初见必有争执,嘴上说讨厌,心里却挂念。) 又过了两三个月,学校开学了。Page报到后,选了Terry Winograd教授——人机交互领域的专家——作为导师,并开始寻找论文题目。Larry Page的父亲(当时在密歇根大学担任计算机科学教授)说:博士论文就像一个框架,会影响你日后的学术生涯,要谨慎决定。于是Page用了很久挑题,想过十多个方向,最后选定了万维网(World Wide Web)。 一个小小的念头,就此发展成改变整个互联网的创意;一个软件业巨人的诞生,也从这里开始…… 2. 互联网、图论与BackRub计划 Page虽然选了与Web相关的研究,但起初并不是要研究如何在Web上“搜索”信息。他看到的是网站的数学视角。他的想法是这样的: 如果把一台服务器或一个网站(比如“demeterict.com”)或者一台计算机,看作图(Graph)上的一个点(Node/Vertex);把链接(link)(比如“www.dmit.co.th”,由“demeterict.com”链到其他网站)视作点与点之间的边(Edge)——也就是说,Page把互联网看作一张图。(这几乎像是本能:把互联网看成图,怎么想到的!)在我们这里,理工科本科生通常会在大一大二学到图论(Graph Theory)。一些更小的同学可能会有点困惑,因为他们熟悉的“图”,多半是柱状图、折线图那种“数据图”。 图的例子:假设每个点代表一台计算机,每条连线代表彼此相连的链接。 现在请发挥想象力:一个网站会链接到成百上千个网站,也会有很多网站链接到它。如今我们有数以十亿计的网站,这样一来,代表互联网的那张图就会巨大而复杂,线与线交错缠绕。 Page觉得这太令人兴奋、太有意思了。他说,互联网是人类建造过的最大的一张图,而且每天都在高速增长。这实在是个极好的论文题目。(要是一般人可能会说:哇,好复杂,做不出来,毕业无望,溜了吧。)导师Winograd也赞同,建议从研究Web的图结构入手。 Page自学了一阵,很快遇到第一个难题…… 我们先插入一点点图论(我尽量把英文术语也标出来,便于熟悉英语术语的人理解):在普通的图里,边(Edge)表示点(Vertex)之间的关系。通常我们知道并能数得出:从某个点出发,有多少条边指向别的点,又有多少条边从别的点指向自己。然而网页不是这样:在某个网页(把一个网页当作图中的一个点)上,我们知道它链接出了哪些页面,也就是知道它的出度(Out Degree)和去向;但我们不知道有哪些网页、多少页面链接进来。 有点乱?打个比方:我问你“你认识多少人”,你可能要掰着指头数,但你能列出你认识的那些人。可如果我问你:“全世界有谁认识你?”(相当于“有哪些网页链向我们?”)答案是:不知道。你怎么可能知道谁认识你呢? 再想象一下:你现在正在读的这个网页,究竟是从哪些页面(哪些URL)链了过来?如果你不点“后退(Back)”,有没有任何信息告诉你?即便你点了“后退”,你也只知道一个来源链接。但实际上,可能还有上百个页面链向这一页,而我们并不知道。问题是:我们该如何知道? 这就难了,因为互联网本身不提供这类信息。这正是Page想解决的问题:如果我们知道(或至少有办法推知)“谁链接到谁”“有哪些页面链向这个页面”,那就太好了。于是他决定把这个问题作为博士论文题目,并给项目起了个别名:BackRub Project(直译“后背按摩计划”——可能Page是想知道洗澡时到底是谁在给他“搓背”。开个玩笑啦)。 好吧,回到刚才的问题:如果你想知道“有多少人认识你”,该怎么办?答案其实很简单:你去问全世界的每个人他认识谁。等你把所有人都问了一遍,你就会知道全世界有多少人认识你。看上去是不是很简单? Back Rub Line——如果只往前看,我们永远不知道是谁在背后“搓”着我们。 从宿舍里两个学生动手做的BackRub项目,如何逐渐长成Google Project,一个小型搜索引擎,又如何把斯坦福这条号称全球最快之一的校园网的资源吸得满满当当?且听下回分解…… 3. 网页爬虫(Crawler)与PageRank Page开始思考:怎样才能知道有哪些链接指向某个网页?没过几个月,他发现,文献之间“相互引用”的关系在学术界早就存在了——那就是学术论文。通常,学者提出新理论、发现新现象或修正已有成果时,会在学术期刊(Journal)发表论文,并引用(Citation)相关的已有工作来源,让新知识建立在已被验证(发表)的知识之上。因此,被他人频繁引用的论文,代表其在学界中更被认可。学界甚至有指标来衡量论文被引用的程度,叫引文索引(Citation index)。引用在学术界是件大事,大到有一门专门的学科:文献计量学(bibliometrics)。 Page与Brin在学生宿舍开始Google项目(《连线》杂志图片) Brin的背景是数学天才,俄裔,出生在俄罗斯,父亲是美国NASA的科学家、马里兰大学(University of Maryland)的数学教授。Brin全家在他6岁时移民美国。他比同龄人早一年高中毕业,从马里兰大学拿到学士后直升斯坦福读博。Brin也在找博士题目,挑了快两年没定下来。后来接触到Page的项目,产生兴趣,决定负责项目中的数学部分。另一个原因是他喜欢Page。(哈!我就知道,这情节跟泰国电影一模一样。) 要自动构建互联网的图结构,Page在宿舍里写了一个小程序——Crawler(网络爬虫)。当Page开始写爬虫时,全球网页大约只有一千万个,但链接数量不可计数。他希望爬虫能自动“爬行”并把数据抓回来构成那张图。当时他可能还不知道,这个他在卧室里写的小程序,将成为继互联网之后最成功的东西…… 很多人可能对“Crawler”不熟,我再解释一下:它是一个小程序,负责把网页抓取回来。其实网页展示给我们看的内容,本质上就是普通的文本文件(你可以点浏览器的“查看源代码/ View→Source”,那就是网页的真实数据)。浏览器(IE、Firefox等)拿到这些数据后再解析、渲染成你现在看到的页面。 当爬虫拿到页面后,会把内容与链接(指向其他页面的URL)抽取出来。 假设你正在看的这一页有大约30个外链,爬虫就会把这些链接排成队列,按顺序一个个去抓取下一页;到达下一页后,再抽取新链接、继续入队、继续抓取……于是你会感觉爬虫在从起点一点点地向外扩散爬行。 到了1996年3月(从他开始研究起还不到一年),Page放出了第一版爬虫,从他在斯坦福网站上的个人页面起步。这个版本只抓网页标题和header信息,但这已经是Google的具体起点了(如今的超级爬虫几乎抓取一切)。当时如果什么都抓,所需的内存、硬盘等资源会巨大,超出学生项目可承受的范围。 从学生宿舍放出的这个小程序,如何成为仅次于互联网本身的巨大现象?请看下一节。 4. 从BackRub项目到Google Page和Brin一起思考:该如何给每个网页打分? PageRank 后来他们把这个打分系统称为PageRank(双关:既是“页面排名”,也取自“Page”的姓氏)。它借鉴学术“引用”来评分,因为他们知道论文是如何相互引用、如何计算引文指数的。他们还加入了“加权与折扣”:来自高分网页的链接,加分更高;由此被链接的网页也更可信。把所有网页按分数排序,分高的排前面,分低的排后面。 举例:如果现在有1000个链接指向“demeterict.com”,而只有10个链接指向来自宋卡府的“甲同学”的个人站,那么光看链接数量,“demeterict.com”的分就会更高。进一步,如果“demeterict.com”链接到了 dmit.co.th 的网站,“甲同学”的网站也链接到了 dmit.co.th,那么 dmit.co.th 从“demeterict.com”处得到的“分”,会比从“甲同学”处得到的高(不只是比链接数量)。Google会这样对每个页面反复计算,几乎遍及全网:某页的分取决于指向它的页面的分,而那些页面的分又取决于指向它们的页面的分,如此迭代…… 示意图:每个笑脸代表一个网站,大小代表其重要性。 示意图:每个笑脸代表一个网站,大小代表其重要性。注意上方红色网站虽然只有来自橙色网站的一个入链,但由于橙色网站本身很重要、被很多站点链接,因此红色站点也更具可信度。(也就是说,若获得权威网站的链接,我们也会随之获得认可。) 你晕了吗?那我再举个简单的例子吧。网页排名其实就像给人排名一样。 假设在中国有很多人都叫 Apple,我们就叫他们 Apple A 和 Apple B 吧。Apple...
Continue reading现在注册 Google Workspace,一人就能用上生成式 AI!
想用 Google Workspace 却担心要买很多账号?现在不用啦~只要注册 1 个账号 就能用,月费才 3.50 美元/账号(或年付 42 美元)! 最基础方案就能享有 Google 的高等级资安系统,功能超齐全,真的超划算。 ⚡️小提醒:这是针对前 20 个账号的新用户优惠价哦! 那买一个 Google Workspace 账号到底能做什么? 1. 有自己的企业邮箱,专业感加分! 如果你已经有公司域名,那马上就能用自家域名发信,比如 sales@demeterict.com 是不是看起来更正式、更可信?如果还没有域名,也能在注册 Workspace 时一起申请,超方便! 2. 一次解锁 Google 的全套工作神器 很多人会问:「我已经在用免费 Gmail 了,为什么还要买 Workspace?」来,我们直接上对比表👇 Google Workspace Gmail(企业域名邮箱) Google Drive (30 GB 起) Meet 会议时长 (无限) Docs、Sheets、Slides (全功能) Chat、Calendar、Forms Gemini for Workspace(AI 助手) AppSheet(无代码开发)– 免费送 NotebookLM(AI 分析工具) — Plus 版 免费 Gmail Gmail 只有个人信箱 Google Drive (15GB) Meet 会议时长 (限 60 分钟) Docs,Sheets, Slides (基本版) Chat, Calendar, Forms Gemini App 版 而且现在的 Workspace 还多了许多新功能,例如: 电子签名(E-signature)、语法检查、时间轴视图(Timeline view)、会议总结、Meet 特效、安全设置等等。 每次 Google 一更新,你都能第一时间用上最新功能! 3. 免费送你 Gemini for Google Workspace(AI 助手)...
Continue reading用 NotebookLM 的 Report 功能,让 AI 替你做出超贴心报告!
现在很多上班族或内容创作者都对 Google 出的 NotebookLM 爱到不行。原本要花五六个小时分析、写报告的工作,用它几分钟就搞定! 没用过的人可能会想:「真的假的?真的能快那么多?」——我告诉你,真的! NotebookLM 就像你的 AI 助理,只要把资料上传,它就能帮你分析内容、提炼重点,甚至还能把这些资料变成你想要的成品: 像是语音总结、Podcast、影片、心智图(Mind Map)、闪卡(Flash Card),甚至测验题(Quiz)都能做。 说白了,就是让你不用再花几个小时一个个拉 Insight、整理数据,几分钟就能交出完整成果,超省事! Google 最新推出「Reports」模式,让报告制作更简单! Google 最近又给 NotebookLM 加了个狠角色:Reports 模式! 我试用之后只能说——这功能太强了,根本是工作救星。 什么是 NotebookLM 的 Reports 功能? 简单说,Report 就是 NotebookLM 的「AI 报告生成功能」。 想象一下你得把一堆资料整理成报告,通常至少要花上几个小时对吧? 但现在你只要上传资料,Report 就能自动帮你生成一份结构完整、重点突出的报告。 你可以自己设定报告格式、架构、语气,也可以直接用 AI 推荐的模版。 更棒的是,它支持 130 多种语言,当然包括中文! Report 可以生成哪些类型的 AI 报告? NotebookLM 的报告生成分成两种主要方式: 自定义报告(Create Your Own): 如果你已经有想法、知道自己想要的风格,可以自由设定结构、语气、写作风格等等。 推荐模版(Suggested Format): 如果你懒得设,NotebookLM 会自动分析你上传的资料,推荐最合适的报告类型。不同资料来源(Source),它推荐的模版也会不一样。 以下是几个常见模版例子: Briefing Doc:给主管看的摘要报告,重点清楚、信息浓缩。 适合客户满意度报告、会议纪要、项目汇报。 Study Guide:学习指南式报告,有问有答、解释清楚。适合培训教材、研究笔记。 Blog Post:像写部落格文章那样,有开头、有结尾、轻松易读。 适合写产品介绍、功能教学、知识文。 Internal Memo:公司内部备忘录。 用来写内部公告、项目进度、问题分析报告。 White Paper:深入的技术或市场分析报告。 适合做市场调查、财报分析、趋势预测。 Introductory Article:新主题入门文章。 适合解释新软件、新概念。 Concept Explainer:把复杂概念讲得浅显易懂。 比如用通俗方式讲「区块链是什么」。 实际操作例子 假设我想知道 Google 在影片 “I/O ’25 in under 10 minutes” 里讲了什么,我可以这样做👇 1. 打开 notebooklm.google.com 2. 点「Try NotebookLM」 3. 新建一个 Notebook 4. 上传资料来源,这里我贴上影片链接...
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