เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เราจะพามาดู 10 ข้อที่ต้องรู้หากคุณใช้ G Suite ซึ่ง 10 ข้อนั้นมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย
1. สื่อสารครบจบที่เดียวใน Gmail
G Suite ได้รวมเอาช่องทางการสื่อสารทั้งหมดเข้ามาไว้ที่หน้า Gmail ที่เดียว เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และเข้าถึงได้ทุกอุปกรณ์ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรือแท็บเล็ต การใช้งานในหน้า Gmail จะไม่ได้มีเพียงแค่รับส่งเมลเท่านั้น แต่ยังมีห้องแชท (Google Chat) และการประชุมทางวิดีโอ (Google Meet) ทำให้คุณสามารถสื่อสารครบจบที่เดียวโดยที่ไม่ต้องสลับหน้าต่างหรือย้ายแอปให้ยุ่งยาก
หากไม่พบ Google Chat และ Meet ให้ตรวจสอบการตั้งค่า Gmail และสามารถเปิดใช้งานได้ที่แถบ Chat and Meet ได้เลย
ดูข้อมูลเพิ่มเติม: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารในกลุ่ม
2. แชทตัวต่อตัวหรือกลุ่ม ได้ง่ายยิ่งขึ้น
ใช้ Google Chat ส่วนตัวเพื่อการสนทนาแบบตัวต่อตัวอย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมงาน หรือสร้างกลุ่มแบบเป็นกันเองและแชทกับหลาย ๆ คนได้พร้อมกันในหน้า Gmail ทางด้านขวา เรามาดูกันเลยว่าในหน้าต่าง Chat กับ Room คืออะไร
Chat: เป็นช่องส่งข้อความส่วนตัวเพื่อสนทนาอย่างรวดเร็วและใช้ Bot เพื่อค้นหาข้อมูลและทำงานแบบอัตโนมัติได้
* หมายเหตุ: หากใช้ Gmail จากที่ทํางานหรือสถานศึกษา คุณอาจไม่เห็น Bot หากผู้ดูแลระบบ G Suite ปิดใช้ Bot ให้กับองค์กร
และสร้างห้องแชทสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างเป็นทางการมากขึ้น เพื่อเป็นพื้นที่ให้ทีมได้ร่วมกันดำเนินโครงการ ในห้องแชท ทีมจะมีชุดข้อความที่เรียกว่าการสนทนาในหัวข้อต่าง ๆ ได้ในห้องเดียว และทุกคนที่ถูกเพิ่มไปยังห้องแชทก็จะดูประวัติการสนทนาเพื่อติดตามการพูดคุยก่อนที่ตนจะเข้ามาได้ ปักหมุด (Pin) คนหรือห้องแชทที่คุณติดต่อด้วยบ่อย ๆ ไว้ที่ด้านบนของรายการเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหา
Rooms: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับโครงการหรือทีมของคุณที่มีข้อความแชท เอกสาร และงานที่ใช้ร่วมกัน แก้ไขเอกสารไปพร้อมกับสตรีมแชท
ดูข้อมูลเพิ่มเติม : ห้องแชทและข้อความกลุ่ม
3. นัดหมาย เริ่ม และเข้าร่วมการประชุมได้ผ่านหน้า Gmail
การใช้งาน Gmail แบบผสานรวมจะให้คุณนัดหมาย เริ่ม และเข้ารวมการประชุมทางวิดีโอหรือทางเสียง (Google Meet) ได้โดยตรงใน Gmail ทางด้านขวาเช่นเดียวกับ Google Chat
Meet: เริ่มหรือกําหนดเวลาการประชุมทางวิดีโอหรือทางโทรศัพท์ รับลิงก์การประชุม หรือใช้รหัสเพื่อเข้าร่วมการประชุม
ดูข้อมูลเพิ่มเติม : คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับ Google Meet ใน Gmail
4. ส่งต่อข้อความจากแชทไปยังอีเมลได้
คุณส่งต่อข้อความจาก Google Chat ไปยังกล่องจดหมาย Gmail ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณเก็บข้อความแชทไว้ได้แม้จะปิดประวัติการแชทไว้ก็ตาม ข้อความที่ส่งต่อจะมีข้อความแชทก่อนหน้าย้อนไป 4 ข้อความรวมอยู่ด้วย
ดูข้อมูลเพิ่มเติม : ส่งต่อข้อความไปยัง Gmail
5. แชร์เอกสารผ่าน Google Chat ได้
เมื่อคุณทำงานร่วมกับทีม คุณมักจะต้องทำงานร่วมกันในไฟล์ เช่น Google Docs, Sheets, Slides ห้องแชทเป็นพื้นที่ทำงานที่จะให้คุณแชร์ไฟล์เหล่านี้เพื่อให้ทุกคนค้นหาได้ และคุณยังแก้ไขเอกสารได้โดยตรงในห้องแชทที่ด้านข้างการสนทนาแชท
Rooms: การอัปโหลดเอกสารเพื่อทำการแชร์ไฟล์งานร่วมกันในห้องแชท
ดูข้อมูลเพิ่มเติม : แชร์เอกสารในห้องแชท
บทความที่เกี่ยวข้อง
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
